Как вернуть излишне удержанный налог

Правила возврата налога, излишне удержанного налоговым агентом (ст. 231 НК РФ), заключаются в следующем.

Налоговый агент при обнаружении факта излишнего удержания налога обязан сообщить об этом плательщику в течение 10 дней. Форма такого сообщения не определена. Чтобы компания могла подтвердить факт уведомления, его необходимо оформить в письменном виде и ознакомить с ним сотрудника под подпись. Отметим, что штрафов за несообщение не установлено.
Излишне удержанный НДФЛ подлежит возврату на основании письменного заявления налогоплательщика. Для возврата денег физическому лицу определен срок, равный трем месяцам. Он отсчитывается с даты получения налоговым агентом указанного заявления. При нарушении срока перечисления денег на счет гражданина в банке, указанном в заявлении, компания обязана будет заплатить проценты за просрочку в размере ставки рефинансирования Банка России за каждый день задержки.
Возврат НДФЛ конкретному физическому лицу возможен как за счет предстоящих платежей налога по этому физическому лицу, так и за счет НДФЛ, который перечисляют с доходов иных работников.

Пример. Возврат излишне удержанного НДФЛ

Налоговый агент ООО «Пассив» в январе 2019 года обнаружил, что излишне удержал с доходов работника Степанова НДФЛ в размере 20 000 руб., и сообщил ему об этом. Работник представил в бухгалтерию заявление о возврате излишне удержанной с его доходов суммы НДФЛ в размере 20 000 руб.

В организации установлен срок выплаты зарплаты – 15е число месяца, следующего за месяцем начисления дохода.

Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей, составляет:

на 15.02.2019 – 18 000 руб.;
на 15.03.2019 – 19 000 руб.

Вся сумма излишне удержанного у работника налога в размере 20 000 руб. была перечислена ему 15 февраля 2019 года по реквизитам, указанным в заявлении.

При этом организация:

15 февраля 2019 года не должна перечислять в бюджет НДФЛ в сумме 18 000 руб.;
15 марта 2019 года уменьшит сумму НДФЛ, подлежащую перечислению, на 2000 руб. (20 000 – 18 000). В марте в бюджет необходимо заплатить налог в размере 17 000 руб. (19 000 – 2000).

Если налога, исчисленного с доходов плательщика, недостаточно для того, чтобы вернуть ему всю излишне удержанную ранее сумму, то компания должна направить заявление в налоговый орган с просьбой вернуть ей эти деньги (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Ведь этот излишек был перечислен в бюджет. Срок для подачи заявления составляет 10 дней со дня получения заявления от налогоплательщика. В этом случае инспекция будет возвращать налог в порядке, прописанном в статье 78 НК РФ.

Вместе с заявлением на возврат излишне удержанной и перечисленной в бюджет суммы НДФЛ компания должна представить в налоговый орган:

выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период;
справку по форме 2-НДФЛ на работника за период, когда был излишне удержан налог;
документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Это могут быть бухгалтерские справки, расчетно-платежные ведомости с исправлениями ошибки, платежные документы, подтверждающие переплату налога за период.

Налоговая инспекция должна вернуть переплату по НДФЛ на расчетный счет организации в течение месяца со дня подачи этих документов (п. 6 ст. 78 НК РФ). Если у компании есть собственные средства, она вправе вернуть налог физическому лицу, не дожидаясь, пока деньги из бюджета перечислят на ее счет.

Общую сумму налога, которую организация в соответствии с НК РФ вернула физлицам, следует отразить в строке 090 формы 6-НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода.