Первичные документы

Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и не удивляет, ведь каждый факт хозяйственной жизни фирмы оформляют первичным учетным документом. Такое требование установлено частью 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). На основании этих документов бухгалтер делает записи в учете.

Но основанием для проводки служит не только документ, но и реальность самого факта хозяйственной жизни.

Оформление операций с контрагентами в бухгалтерском учете еще не свидетельствует об их реальности, а лишь подтверждает выполнение обязанностей по формальному учету хозяйственных операций (Определение Верховного Суда РФ от 27 мая 2019 г. № 306-ЭС19-6203).

В этих целях под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни).

Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).

Использование заведомо подложного документа – деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказывается (ч. 5 ст. 327 УК РФ):

  • штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательными работами на срок до 480 часов;
  • исправительными работами на срок до двух лет;
  • арестом на срок до шести месяцев.

Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, инспектор будет проверять с пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:

  • орфографические ошибки;
  • дописки текста;
  • дорисовывание подписи или печати;
  • подтирки и травление текста химическими растворителями;
  • следы посторонних чернил;
  • смазывание текста или оттиска печати;
  • разная бумага в одном многостраничном документе;
  • использование факсимиле.

Если же главбуха в организации нет, эта норма распространяется на должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Либо на лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Обязательные реквизиты

В Законе № 402-ФЗ отсутствует требование об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ. Используемые в фирме формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Однако все они должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в первичном учетном документе могут быть как натуральный и денежный измерители одновременно, так и один из них: или натуральный, или денежный (вспомните такие документы, как, к примеру, табель учета рабочего времени, журналы и документы складского учета и др.). Важное требование – расшифровка подписей на первичных учетных документах.

Однако самостоятельная разработка форм первичных учетных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов уже в добровольном порядке.

Так, Госкомстатом разработаны типовые бланки для учета:

  • основных средств и нематериальных ак­тивов;
  • материалов;
  • кассовых операций;
  • операций, связанных с оплатой труда;
  • результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

  • торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);
  • операций на предприятиях общественного питания;
  • денежных расчетов с населением с применением ККТ;
  • капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
  • работы строительных машин и меха­низмов;
  • операций на автомобильном транспорте;
  • сельскохозяйственной продукции и сырья.

В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных учетных документов фирма применяет унифицированные формы.

Если фирма применяет унифицированные формы первичных учетных документов, а для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно. Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

Пример. Когда нужно разработать свой первичный документ

Фирма закупила товары для дальнейшей перепродажи. Покупка носит разовый характер. Договора с поставщиком нет. Оплата осуществлена с расчетного счета.

Поставщик вместе с товаром представил только товарный чек. Товарную накладную или универсальный передаточный документ поставщик оформлять отказался, так как не является плательщиком НДС.

Форма товарного чека содержит реквизиты:

  • наименования продавца и покупателя;
  • наименование, количество, стоимость проданных товаров;
  • должности и подписи ответственных лиц поставщика и их подписи;
  • дату составления документа.

Форма не содержит сведений о должностных лицах фирмы­покупателя и их подписей, поэтому такой товарный чек не является документом, служащим основанием для принятия товаров к бухгалтерскому учету. Бухгалтер фирмы­покупателя должен разработать форму первичного документа, который будет яв­ляться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, и передать ее руководителю для утверждения приказом по организации.

В качестве такого документа бухгалтер разработал Акт о приемке товаров, полученных по товарному чеку. Его форма также содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона № 402­ФЗ.

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, по-прежнему обязательны для применения. Изменять их запрещено (письмо Минфина России от 25 января 2017 г. № 03-01-15/3482).

Пример. Изменять форму транспортной накладной нельзя

Согласно положениям пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, пункту 20 статьи 2, пункту 1 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» документом, который подтверждает заключение договора перевозки груза, является транспортная накладная.

Форма транспортной накладной утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.

Таким образом, форма транспортной накладной является обязательной к применению.

Электронные документы

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ), являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

При этом согласно статье 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

В этой связи до принятия соответствующего ФСБУ организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 13 мая 2020 года № 03-03-06/2/38724).

Такие оправдательные документы подтверждают и расходы в целях налогообложения прибыли.

Внимание

Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены по форматам, установленным ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Но в случае если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в рамках представляются в налоговую инспекцию на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 6 декабря 2019 года № ЕД-4-15/25049).

Использование установленных форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов. Кроме того, инспекторы отметили, что «единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи, такой документ повторно налоговым органом запрашиваться не будет».

Исправление первичных документов

Нередко складываются ситуации, когда в уже подписанные и отраженные в регистрах бухгалтерского учета первичные документы необходимо вносить изменения. Закон № 402-ФЗ не содержит положений о замене «первички» при обнаружении в ней ошибок. На это указал Минфин России в письме от 22 января 2016 года № 07-01-09/2235.

Чтобы устранить ошибку, необходимо внести исправления в первичный документ (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Согласно пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105, ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом с исправлением должна быть проставлена дата исправления.

Пример. Как исправить документ зачеркиванием

Возвратившийся из командировки сотрудник сдал авансовый отчет, и директор его утвердил. Но фактическая сумма расходов по кассовым чекам, которая была проведена в учете, не совпала с той, которую указал работник на оборотной стороне отчета.

Эта ошибка не повлияла на проводки. Бухгалтер исправил ошибку зачеркиванием:

  • зачеркнул неправильный показатель одной чертой таким образом, чтобы можно было прочитать исправленный текст;
  • сделал надпись «Исправлено»;
  • указал дату внесения исправления;
  • указал правильные данные;
  • попросил работника заверить исправление.

Финансисты отметили, что фирма может самостоятельно разработать способы внесения исправлений как в бумажные, так и в электронные первичные документы (ч. 2–4 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н, письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235), письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235).

При разработке таких способов, по мнению Минфина РФ, допустимо ориентироваться, среди прочего, на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы.

Например, на Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Так, пунктом 7 указанных Правил предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указываются номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

Таким образом, реализуется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ (письмо ФНС России от 5 марта 2018 года № СД-4-3/4226@).

Исходя из этого следует, что ФНС России при исправлении ошибок разрешила использовать порядок внесения исправлений, аналогичный порядку, предусмотренному для исправления ошибок в счетах-фактурах.

То есть можно составлять новый документ вместо того, который содержит ошибки.

При этом в новом документе надо указать: номер, дата ошибочного (первоначального) документа, порядковый номер и дату исправления, а первоначальный документ следует приложить к исправленному.

При разработке таких способов, по мнению Минфина РФ, допустимо ориентироваться, среди прочего, на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы.

Например, на Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Так, пунктом 7 указанных Правил предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указываются номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

Таким образом, реализуется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ (письмо ФНС России от 5 марта 2018 года № СД-4-3/4226@).

Исходя из этого следует, что ФНС России при исправлении ошибок разрешила использовать порядок внесения исправлений, аналогичный порядку, предусмотренному для исправления ошибок в счетах-фактурах.

То есть можно составлять новый документ вместо того, который содержит ошибки.

При этом в новом документе надо указать: номер, дату ошибочного (первоначального) документа, порядковый номер и дату исправления, а первоначальный документ следует приложить к исправленному.

Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса «отсут­ствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых перио­дах, штраф возрастает до 30 000 рублей. Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные фирмой затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конститу­ционного суда РФ от 18 января 2001 г. № 6-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера фирмы административный штраф от 5000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. № ИС-учет-1).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если деяние выразилось в грубом нарушении нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, предусмотренных статьей 15.15.6 КоАП РФ), под которым понимается:

  • занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
  • регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта бухгалтерского учета (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета;
  • ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
  • составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
  • отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) ре­гистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) ауди­торского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Однако должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные статьей 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Кроме того, к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ не привлекается:

  • лицо, на которое возложено ведение бухучета;
  • лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета.

Такое возможно в случае, если искажение было допущено в результате несоответствия составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни и (или) непередачи либо несвоевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Обратите внимание, что срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение законодательства о бухгалтерском учете составляет два года со дня совершения административного правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается фирма, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Хранение бухгалтерских документов

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании (ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

По общему правилу, обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Хранить документы, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ. Вот эти нормы.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изме­нений.

4. При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.

Внимание

Первичку по амортизируемым основным средствам храните 5 лет. Это следует из ст. 323 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

При этом срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина России от 16 августа 2019 г. № 03-03-06/1/62257).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны хра­ниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

  • текущее (временное);
  • архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

add_shopping_cart
Ваш годовой отчет почти сдан!
Пользуйтесь в своей работе сайтом Бухгод и сдадите годовую отчетность без ошибок и штрафов.